La mejor app de tareas para Android, iOS, Windows y Mac: guía con prueba y comparativa

La mejor app de tareas para Android, iOS, Windows y Mac: guía con prueba y comparativa

Una app de tareas es una enorme herramienta de la que nos podemos beneficiar si se utiliza correctamente. Un lugar donde depositar información para despejar la mente y poder organizarse correctamente. Sin embargo no cualquier app de tareas sirve y no a todos les funciona la misma. Hemos probado las más populares para escoger la mejor de todas.

¿Existe la app de tareas perfecta? Durante más de una década he estado probando y trasteando con cualquier app de tareas relevante que ha aparecido en Internet. La respuesta es no, no hay ninguna app de tareas perfecta. Todas tienen algún que otro defecto o característica ausente que es necesaria para mi organización. Afortunadamente cada uno puede crear su propio método de organización o adaptarse a la gran variedad de opciones a elegir en cuanto a apps de tareas se refiere.

Tareas Todoist, TickTick, Google Tasks, Microsoft To Do, Notion y WorkFlowy respectivamente en un iPhone.

Nuestra app de tareas recomendada: Todoist

La mejor app de tareas que podemos utilizar hoy en día y para la mayoría de usuarios es Todoist. Todoist es uno de los gestores de tareas con más trayectoria y que más desarrollo ha tenido en los últimos años. Pero esta no es la razón principal, sino su gran versatilidad y capacidad de adaptarse a cada usuario consiguiendo mantener una simplicidad y coherencia en la app.

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Todoist además cuenta con interesantes funciones extra como puede ser su sistema de karma o la opción de reprogramar automáticamente tareas. También dispone de diferentes opciones de personalización dentro de la app para adaptarla a las necesidades de cada usuario.

Por último, es interesante recalcar la enrome presencia de Todoist en prácticamente todas las plataformas. La app está disponible para Android, iOS, Windows y macOS. Pero también la encontramos en versión web o extensiones para Chrome, Firefox, Safari o correos como Outlook y Gmail. Dropbox, Zapier, IFTTT o Alexa también se pueden integrar con Todoist. Es una app omnipresente y eso es ideal para capturar datos y tareas de forma rápida desde cualquier lugar.

Todoist Todoist en Windows, iPad y Android respectivamente.

El punto positivo de Todoist posiblemente sea también su punto negativo. Al ser tan versátil y adaptable a todo tipo de plataformas y usuarios necesita de un diseño y un sistema no tan definido. La consecuencia de esto es que tenemos una interfaz no tan pulida y acabada como podemos encontrar en otras apps, haciendo que la experiencia de usuario no sea tan perfecta como podría ser. Un ejemplo, las apps de escritorio son la versión web embebida. A pesar de todo, a lo largo de los últimos años ha mejorado muchísimo en este aspecto y la experiencia ya no es tan mala como solía ser.

Todoist es una app freemium, esto significa que podemos descargar y usar la app de forma gratuita con algunas características limitadas. Las características que desbloqueamos con la versión premium son por ejemplo las etiquetas, las notas, las plantillas personalizadas, los temas, las copias de seguridad o la visualización del progreso. Sea como sea, la versión gratuita nos da una buena idea de cómo es utilizar la app y para muchos puede ser más que suficiente. La versión premium cuesta tres dólares al mes facturando anualmente. Se puede probar gratis durante 30 días.

Descarga gratis Todoist para Android, iOS, Windows y macOS o accede a la versión web.

Alternativa: Microsoft To Do

Si Todoist como app de tareas no te acaba de convencer por algún factor en concreto como puede ser su interfaz, su precio o estructura… la mejor alternativa que recomendamos es To Do de Microsoft. La app de tareas de Microsoft es una excelente alternativa gratuita disponible en las principales plataformas y sistemas operativos. La app tiene sus orígenes en Wunderlist, otro servicio para gestionar tareas que fue adquirido por Microsoft y para muchos sigue siendo aún una de las mejores apps de tareas que jamás se han creado.

Microsoft To Do

Las razones para escoger Microsoft To Do como app de tareas son varias. La principal de ellas es su simplicidad y cuidada interfaz que permite a cualquiera organizar una serie de listas de tareas pendientes en diferentes áreas y con sus respectivas subtareas si se requiere de ellas. La curva de aprendizaje de To Do es mínima, por lo que es ideal para cualquiera persona que comience en el mundo de las apps de tareas y la organización personal.

Como podemos ver, la app es mucho más simple que Todoist en los distintos aspectos que la componen. Tampoco cuenta con tantas características como Todoist. Sin embargo, dentro de su simplicidad encontramos las principales funciones que uno espera de un gestor de tareas. Además de la jerarquía podemos ver funciones para añadir fechas de vencimiento, notas, recordatorios, archivos adjuntos o prioridad.

Microsoft To Do Microsoft To Do en iPad, Android y iPhone respectivamente.

La parte negativa de To Do de Microsoft es que no permite una escalada muy grande en cuanto a complejidad de proyectos se refiere. Limita a proyectos algo más básicos donde no se pueden añadir muchos niveles de tareas. Tampoco encontramos una integración tan completa con apps y servicios de terceros. Esencialmente podemos importar tareas del antiguo Wunderlist o integrar mínimamente el servicio de correos Outlook.

To Do de Microsoft se puede descargar de forma gratuita para los principales sistemas operativos. No cuenta con ninguna versión de pago, por lo que todas las funciones de la app están disponibles desde un primer momento y sin desembolsar dinero por ellas. Es un servicio dentro del ecosistema Office de Microsoft.

Descarga gratis To Do para Android, iOS y Windows o accede a la versión web.

Factores para escoger una buena app de tareas

Escoger la app de tareas correcta no es nada fácil. De todas las categorías de apps en las que he tenido que escoger la mejor a lo largo de mi vida, en las de tareas sigo buscando por si hay alguna mejor. Hay muchos factores que influyen, aunque el más importante y el que no depende tanto de los desarrolladores como del usuario es el proceso de organización de cada uno. Es decir, una app, por muy buena que sea, no será útil si no sigue el mismo flujo del trabajo que el propio usuario.

Durante las dos últimas décadas David Allen ha influenciado (diría que demasiado) en la forma de organizarse de millones de personas. ¿La razón? Es el autor del método GTD (Get Things Done). Ha influenciado con razón, es un método realmente efectivo para sacar adelante tareas a corto, medio y largo plazo. La consecuencia de esto es que inevitablemente la mayoría de apps de tareas se inspiran de algún modo u otro en el método GTD. Nosotros no buscamos la app que cumpla al 100% con este método, pero sí hay que tener en cuenta que se ve reflejado en el funcionamiento de la mayoría de apps.

Sea como sea, los factores que hemos tenido en cuenta a la hora de comparar y analizar las mejores apps de tareas son los siguientes:

  • Estructura jerárquica y flujo de trabajo: Viene relacionado de forma directa con el método GTD mencionado anteriormente. Se buscan apps que permitan crear tareas organizadas en listas y proyectos, también subtareas si es posible. Por otro lado, es imprescindible que quede claro el método de entrada de datos y tareas, el trato de esta información y la forma de ejecutarla.
Subniveles Jerarquía por subniveles en WorkFlowy y Todoist respectivamente.
  • Multiplataforma: Vivimos en un mundo digital y plagado de dispositivos y diferentes sistemas operativos. En la app de tareas es imprescindible que se pueda sincronizar los datos entre diferentes dispositivos y además que esté disponible para varias plataformas (en este caso las básicas son Android, iOS, Windows y macOS).
  • Diseño e interfaz de usuario: Nada estropea más la experiencia de usuario en una app de tareas que su diseño. Buscamos apps con una interfaz cuidada y sobre todo intuitiva, que no agobie al usuario cuando procesa las tareas y que permita mantener una vista clara y simple de las tareas existentes.
  • Integraciones con otros servicios: Las tareas por hacer están directamente relacionadas con otros sistemas como pueden ser el calendario y sus eventos, el gestor de correos y sus mails o simplemente cualquier otra app con la que el usuario interactua en su día a día. Una buena app de tareas requiere de correctas integraciones con este tipo de servicios para poder capturar información y procesarla rápidamente.
Image 9 Herramienta para compartir en Notion para Android y iPhone respectivamente.
  • Precio: el factor más determinante para muchos, el precio que hay que pagar por utilizar una de estas apps de tareas. En realidad aunque muchas veces el precio parezca alto, por toda la efectividad que nos ofrece en nuestro día a día o el tiempo que nos ahorra, merece la pena pagar por ella. Sea como sea, el precio es un factor importante para escoger qué app de tareas utilizar. Todo dependerá de qué ofrece a cambio la app.

En qué se han basado nuestras pruebas

Lo primero que hemos hecho ha sido instalar todas las aplicaciones escogidas para la comparativa. Las hemos instalado en diferentes dispositivos con diferentes sistemas operativos. De este modo es posible probar cómo se comporta cada una de ellas en cada contexto.

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Posteriormente y para poner las apps a prueba hemos creado la estructura básica de un proyecto a completar (en este caso era la idea de pintar de nuevo una cocina). Un proyecto con los suficientes pasos y la complejidad organizar o no las tareas de forma jerárquica y si consiguen mostrar una estructura coherente necesaria para ver cómo permite ejecutarlo cada app y sacar a luz sus características. De este modo hemos podido ver si las apps permiten o no organizar las tareas de forma jerárquica y si muestran una estructura coherente de los pasos a seguir.

También hemos buscado las opciones y características que ofrece cada app de tareas para vitaminar las tareas. Es decir, qué se puede añadir a cada tarea aparte del texto. Por ejemplo fechas con recordatorios, etiquetas, notas, repetición, archivos adjuntos… Aquí reside la magia de las apps de tareas, si no bastaría con un simple bolígrafo y un papel.

Image 10 Detalles de una tarea en Google Tasks, Todoist y TickTick respectivamente en Android.

Después de esto simplemente hemos utilizado las apps a lo largo de las semanas para ver cómo se comportan a la hora de ejecutar el proyecto planteado. Ver qué dificultades presentan y cuáles son las ausencias o los extras de cada una de ellas a la hora de asistir en la organización de las tareas.

Por último hemos probado las funciones extra que ofrece cada app para ver qué utilidad pueden tener en el día a día. Estas funciones extra son a menudo las que permiten a cada app diferenciarse y resaltar por encima de las demás, pues como hemos visto, todas tienen una estructura similar inspirada en el método GTD.

El balance entre complejidad y versatilidad

Las creadores de apps de tareas se encuentran con la dificultad de tener que hacer una app lo más versatil posible para que cada usuario la pueda adaptar a su día a día. El problema de esto es que añade más complejidad y por lo tanto dificulta la línea de aprendizaje, haciendo que muchos usuarios abandonen la app por no conseguir adaptarse a ella. Encontrar el balance perfecto entre simplicidad y personalización es la clave.

Image 9 Copy 6 Diferentes opciones en Todoist para Windows, donde vemos listas inteligentes, jerarquía de tareas, objetivo diario de tareas y más.

Como hemos visto, buscamos una estructura de las apps que permita organizar las tareas de forma jerárquica. Esto significa que en líneas generales se pueda separar todas las tareas en diferentes áreas como por ejemplo el trabajo, la vida personal o el hogar. Dentro de cada área es interesante poder crear listas que especifiquen un poco mejor de qué va cada tarea o proyectos grandes que requieran de muchas tareas. Así mismo, una vez ubicadas las tareas en áreas y listas también es conveniente poder crear subtareas, checklists o pasos a seguir para completarla.

Image 9 Copy 3 Jerarquía por niveles en WorkFlowy para iPhone.

Quien mejor cumple con la jerarquía mencionada anteriormente es Todoist, que permite categorizar las tareas en áreas (lo llaman Proyectos) y ahí dentro crear todas las tareas con subtareas que se desee. Así mismo cada subtarea puede tener sus correspondientes subtareas y estas las suyas propias. La jerarquía es enorme y por lo tanto también la versatilidad de la app. Notion y TickTick son las otras dos apps que permiten mucha flexibilidad en este aspecto. Por su parte Tareas de Google y To Do de Microsoft tan sólo permiten crear listas de tareas y dentro de estas tareas con un nivel de subtareas.

Una vez analizada la estructura jerárquica de las apps hay otro detalle a tener en cuenta y es todo lo que podemos añadir a una tarea. Hay dos cosas primordiales y estas son las notas (añadir una breve descripción de la tarea o detalles a tener en cuenta) y los recordatorios o fechas de vencimiento (para que sepamos en qué fecha u hora interesa realizar la tarea). Todas las apps que hemos probado permiten añadir una nota a las tareas y prácticamente todas permiten añadir recordatorios al menos a la tarea principal (las subtareas en algunos casos no se permite).

Otras funciones interesantes que podemos encontrar en las apps de tareas a la hora de añadir detalles a las tareas son las siguientes:

  • Etiquetas: Hay diferentes métodos de utilizar las etiquetas en las tareas. Generalmente son de colores distintos y permiten ver visualmente y de forma rápida a qué pertenece cada tarea. Se pueden utilizar por ejemplo para categorizar aún más las tareas aunque pertenezcan ya a una lista determinada. Aunque lo más interesante es utilizar las etiquetas para saber qué clase de tarea es cada una. Por ejemplo podemos crear etiquetas según el tiempo aproximado que toma hacer cada tarea, según la herramienta que se requiera para completarla o según el lugar donde se vaya a completar.
  • Prioridad: Muchas apps de tareas permiten añadir diferentes símbolos visuales con niveles de prioridad a las tareas. De este modo es más fácil no dejar pasar una tarea importante en la lista de tareas pendientes.
Image 5 Copy 1 Función de prioridad en TickTick.
  • Fecha tope: Además de los recordatorios o fechas para completar las tareas también se puede añadir en muchas ocasiones un deadline o fecha tope para la que debe estar completada una tarea sí o sí. Muy útil para saber cuál es el tiempo disponible para cada tarea.
  • Repeticiones: Muchas veces una tarea es repetitiva o un hábito del usuario. La mayoría de apps permiten crear una opción de repetición para que una tarea se cree de nuevo nada más ha sido completada y tenga una nueva fecha de vencimiento.
  • Archivos adjuntos: Las tareas pendientes a menudo están impuestas o dependen de documentos y archivos extra. Además de las descripciones de texto algunas apps permiten añadir archivos adjuntos como imágenes, documentos PDF u otros elementos digitales.
Image 5 Copy 2 Toda clase de adjuntos que se pueden añadir a una tarea de Notion.
  • Ubicación: Normalmente esta característica va acompañada de los recordatorios. Permite crear una ubicación donde nos interesa que se realice la tarea. Por ejemplo si queremos comprar pasta de dientes podemos añadir como ubicación el supermercado y una vez pasemos cerca del supermercado la app mediante la geolocalización del dispositivo puede avisarnos de que esa tarea está pendiente de completar.

De las características mencionadas anteriormente Notion, Todoist y TickTick son las apps que más disponen de ellas. También son las apps más complejas y por lo tanto ofrecen semejantes características. Algunas apps más sencillas como Tareas de Google o To Do de Microsoft simplemente no buscan ofrecer semejante complejidad, aunque funciones como la repetición de tareas suele estar disponible.

Bandeja de entrada y otros métodos para capturar contenido

En el uso de las apps de tareas volvemos de nuevo a una característica que es indispensable en el método GTD, se trata de la captura de contenido, primer paso según David Allen. La idea es poder volcar información de forma rápida y cómoda para liberar la mente y posteriormente organizar dicha información y procesarla correctamente. En ese sentido las apps de tareas suelen contar con una bandeja de entrada donde llegan las tareas desde otros lugares externos a la app y donde se quedan hasta que son procesadas (por ejemplo añadiéndolas a listas concretas o dotándolas de fecha de vencimiento). Curiosamente sólo Todoist y TickTick disponen de una bandeja de entrada como tal.

Image 9 Copy 2 Bandeja de entrada en TickTick para iPhone.

Además de la bandeja de entrada es interesante ver cómo permite cada app añadir información de forma directa desde otras apps o partes del dispositivo. Normalmente esto está estrechamente relacionado con el sistema operativo y su forma de conectar aplicaciones. En Android o en iOS por ejemplo desde su menú de compartir podemos aprovechar las extensiones de las apps para guardar un texto seleccionado, una imagen, un enlace u otros ítems. En sistemas operativos de escritorio se suele poder crear un atajo de teclado que abra un menú emergente de la app.

Hay aún más métodos de entrada de datos. Por ejemplo las apps suelen permitir sincronizar los tareas de la app por defecto del sistema o añadir tareas mediante el asistente de voz del dispositivo. Aparte de todo esto, algo importante en las apps de tareas es que entiendan el lenguaje natural a la hora de crear una tarea. Esto significa que podamos escribir una tarea y decirle de forma directa otros datos como la lista donde queremos que se guarde, la fecha o la etiqueta. Por ejemplo, si escribimos "Pintar la cocina el 20 de octubre a las 9:00" que la app entienda que la fecha de la tarea es 20 de octubre y la hora es 9:00 de la mañana.

Los detalles para ganarse al usuario

Algunas de las apps que hemos analizado tienen una serie de características extra con las que buscan diferenciarse de las demás. Estas características si bien pueden ser de gran ayuda muchas veces también llegan a ser una distracción a la hora de crear un flujo de trabajo donde esté incluida la app de tareas. Sea como sea, veamos algunas de estas funciones y las apps en las que podemos encontrarlas:

  • Inteligencia artificial para reorganizar las tareas: A menudo vamos arrastrando tareas de un día para otro y se acumulan demasiadas pendientes o retrasadas. Lo inteligente aquí es analizar una a una y replanearlas, aunque se puede convertir en una tarea tediosa que sólo desanime más al usuario. ¿La solución a esto? Apps como Todoist o TickTick creen que es reorganizar ellas mismas las fechas de vencimiento de las tareas. Todoist dice contar con una inteligencia artificial que aprende de nuestros hábitos y preferencias (qué días trabajamos más, qué tareas son de entretenimiento y cuáles de trabajo…) para reprogramar las tareas de la mejor forma posible. TickTick por su parte con ‘Plan my day’ hace algo parecido para el día a día.
  • Gamificación: Una de las cosas que más me gusta de Todoist es su sistema de karma. A medida que vamos completando tareas a tiempo nos va sumando puntos de karma en el perfil de Todoist. Poco a poco vamos subiendo de nivel y ganando más puntuación. No hay gratificaciones extra aparte de esta subida de nivel, aunque es mucho más eficiente y competitivo de lo que parece.
  • Integración con correos, calendarios y más: Como bien sabemos, los correos muchas veces son tareas por hacer y las tareas muchas veces son eventos a los que asistir. Las aplicaciones de tareas cuentan con diferentes integraciones para crear tareas fácilmente a partir de correos o para crear eventos en el calendario relacionados con las tareas. Tareas de Google es quien mejor integra esto gracias a que forma parte del mismo ecosistema que Gmail o Google Calendar por ejemplo. Otras apps como Todoist cuentan con extensiones propias para Gmail por ejemplo.
  • Hábitos y pomodoro: Los hábitos son tareas recurrentes que tras un tiempo y tras estar acostumbrados dejan de ser tareas para convertirse en hábitos. Podemos crear tareas repetitivas en casi todas las apps de tareas, pero TickTick cuenta con una sección dedicada sólo a los hábitos con una vista semanal para poder visualizar el progreso y la racha. También tiene TickTick un pomodoro integrado (un simple cronómetro). ¿Innecesario? Puede ser, aunque se agradece que esté integrado en la app y no tengamos que recurrir a apps externas si utilizamos este método de trabajo.
Image 9 2 Hábitos y pomodoro en TickTick para iPhone.
  • Listas inteligentes: Más que un extra esta característica se está convirtiendo en esencial. Se trata de la posibilidad de ver listas inteligentes que combinen tareas de diferentes listas, proyectos o fechas. Por ejemplo una lista inteligente que casi todas las apps tienen es la de visualizar el día de hoy, mostrando todas las tareas con fecha de vencimiento hoy o retrasadas. También es posible en algunas apps crear listas inteligentes personalizadas, jugando con metadatos como las etiquetas, la prioridad o las fechas.
  • Plantillas: Algunos proyectos que realizamos suelen ser repetitivos o disponen de una serie de pasos que más o menos son parecidos. Por ejemplo una reunión con un nuevo cliente suele tener pasos similares como arreglar una quedada, preparar documentos que llevar, firmar un contrato… Apps como Todoist permiten crear plantillas para que sea más fácil crear estos proyectos repetitivos en la app. Pero sin duda el que es el rey de las plantillas es Notion, su gran versatilidad permite generar y explorar todo tipo de plantillas no solo para tareas sino también para bases de datos, notas o más.
  • Proyectos compartidos: Algunos proyectos como los del trabajo o los del hogar muchas veces cuentan con tareas compartidas entre compañeros de trabajo o la familia. Para esto los diferentes servicios ofrecen la posibilidad de compartir proyectos entre usuarios y trabajar en equipo. Sin embargo, si tratamos este aspecto de las apps habría que tratar diferentes apps que están más enfocadas al trabajo en equipo. No lo vamos a tratar, pero hay que tener en cuenta que apps como Todoist, Notion o To Do de Microsoft disponen de la opción.
Image 9 Copy Compartir y asignar tareas a otros en To Do de Microsoft para iPhone.
  • Revisar listas y proyectos: Esta característica extra es una que no está presente en ninguna de las apps que hemos analizado, por muy interesante que sea. En el método GTD el paso final es revisar las tareas almacenadas para reorganizarlas periódicamente y comprobar que todo está en orden. Apps como OmniFocus sí disponen de un sistema que marca los proyectos o listas como pendientes de revisar en una fecha recurrente. En el resto de apps lo que podemos hacer es crear una tarea recurrente que nos recuerde revisar cada proyecto o lista que nos interese.

EL diseño: clave para evitar saturar al usuario

Pocas cosas influyen más en una app que el diseño. Tras estudiar durante cuatro años diseñó gráfico y cómo este tiene un efecto directo sobre el usuario en una interfaz tengo más claro que nunca la importancia que tiene. Pero es que en una app de tareas la importancia es aún mayor. ¿Por qué? Las apps de tareas se supone que están creadas para despejar la mente y permitir al usuario tener una organización clara de su trabajo. Si la app cuenta con un mal diseño sólo hará que el usuario se agobie aún más a la hora de procesar su trabajo mediante una app de tareas.

Veamos los principales detalles y características de la estética de cada app de tareas que hemos analizado:

  • Todoist: Todoist apuesta por un diseño propio con sus guías de estilo que se mantienen a lo largo de todas las plataformas en las que está disponible. Es la ventaja y a la vez la desventaja de Todoist en cuanto a diseño se refiere, al ser multiplataforma mantiene un diseño idéntico en todos lados, pero algo limitado y básico que no acaba de encajar en cada plataforma por separado en la que se encuentra. En aspectos generales es un diseño plano con un color de resaltado que se puede personalizar. Podría mejorar a la hora de visualizar la jerarquía de las tareas.
Image 9 Copy 4 Menú principal de Todoist para iPhone.
  • TickTick: Una vez más nos encontramos con un diseño propio de la app, aunque en esta ocasión encaja un poco mejor en cada sistema operativo. Las tareas en TickTick se separan un poco mejor visualmente, pero su jerarquía no es tan visual como en Todoist, no se visualiza cómodamente los niveles de cada tarea.
  • Tareas de Google: App de Google y en consecuencia diseño de Google. el mismo que encontramos a lo largo de los diferentes servicios de Google. La ventaja de esto es que el usuario no requiere de una curva de aprendizaje muy grande para entender la app. Es una app de tareas bastante simple, por lo que en temas de diseño Google tampoco ha tenido muchas complicaciones a las que enfrentarse.
Image 9 Copy 1 Menú principal de Tareas de Google para Android.
  • To Do de Microsoft: Microsoft apuesta por seguir un diseño que teníamos previamente en la adquirida Wunderlist. Las tareas están resaltadas en cada lista y es fácil identificarlas. La pega es que no hay una visualización correcta de las subtareas y los detalles como fecha de vencimiento o notas no destacan en cada tarea de forma rápida.
  • Notion: La app más compleja de todas y la app con el diseño más caótico de todos. Notion lamentablemente en el aspecto del diseño suspende con diferencia. Por un lado encontramos un diseño universal en todas las plataformas, incluso en web. Esto hace que la interacción sea más dificultosa y muchas veces los ítems de la interfaz no actúen como el usuario está acostumbrado a lo largo del sistema operativo. Por otra parte Notion cuenta con el problema de abarcar demasiado contenido y funcionalidades. Las posibilidades de esta app son inmensas, pero su interfaz hace que muchos usuarios simplemente no sepan como usarlo o la abandonen por saturación.
Image 9 Copy 5 Menú principal de Notion para iPad.
  • WorkFlowy: Es la app más simple de todas, aquí contamos simplemente con una hoja en la que vamos añadiendo pasos a completar con sus correspondientes niveles inferiores. La app no ofrece muchas opciones en su interfaz ya que ese es precisamente su propósito. Quizás una mejor navegabilidad entre subniveles sería de ayuda.

Como vemos, cada una de las apps cuenta con un diseño propio y ninguna apuesta por respetar las guías de estilo de la plataforma en la que se encuentra. Es lo que tiene ser apps multiplataforma. A pesar de esto, quizás la app que mejor lidia con el diseño es Todoist, teniendo en cuenta la versatilidad que ofrece como app y sus funciones. Es una app que simplemente consigue no agobiar al usuario mostrando la información y a la vez consigue guiar de forma intuitiva al usuario a través de la interfaz.

Mejor app de tareas: los candidatos

Para la guía de apps de tareas y comparativa de las mismas hemos analizado el comportamiento y funcionamiento de un total de seis aplicaciones. Esta seis aplicaciones se pueden clasificar por dos sencillas (To Do de Microsoft y Tareas de Google), dos más completas (Todoist y TickTick) y dos con una propuesta algo distinta (Notion y WorkFlowy). Han sido nuestros candidatos a mejor app de tareas.

Otras apps de tareas que existen pero se han quedado fuera de nuestra lista son por ejemplo OmniFocus, Any.do, 2Do, Simpletask, Nozbe, Evernote, Trello y Asana. Las razones son distintas, aunque generalmente por la imposibilidad de crear una comparativa en las mismas condiciones. OmniFocus por ejemplo es exclusivo de las plataformas de Apple, Simpletask de Android. Por otro lado apps como Evernote están más centradas en la gestión de notas que de taras. Asana o Trello son herramientas más colaborativas y sus funciones como app de tareas las encontramos también en alternativas como Notion que sí hemos tratado.

Google Tasks

Tareas de Google

LO MEJOR Integrada completamente con el ecosistema Google y el resto de sus servicios.
LO PEOR Muy pocas opciones para añadir detalles a las tareas.
PRECIO Gratis

Microsoft To Do

To Do de Microsoft

LO MEJOR Sencilla y con las funciones suficientes para una organización básica.
LO PEOR Limitada a la hora de crear proyectos complejos.
PRECIO Gratis

Todoist

Todoist

LO MEJOR Muy versátil para adaptarse al flujo de trabajo de cada usuario además de multiplataforma.
LO PEOR Una interfaz que no se adapta del todo a la plataforma en la que se encuentra.
PRECIO Versión gratuita y versión de pago desde 3 dólares mensuales a 5 dólares mensuales.

TickTick

TickTick

LO MEJOR App de tareas muy completa con multitud de funciones extra.
LO PEOR Pocas opciones para crear tareas por subniveles.
PRECIO Versión gratuita y versión de pago de 2,79 dólares mensuales o 27,99 dólares anuales.

Notion

Notion

LO MEJOR App extremadamente completa para añadir todo tipo de información y no solamente simples tareas.
LO PEOR Una interfaz nada intuitiva que provoca una curva de aprendizaje demasiado grande.
PRECIO Versión gratuita y versiones de pago desde 4 dólares mensuales a 20 dólares mensuales.

WorkFlowy

WorkFlowy

LO MEJOR Simplicidad a la hora de crear tareas por subniveles.
LO PEOR Demasiado simple a la hora de añadir detalles a las tareas y navegar entre ellas.
PRECIO Versión gratuita y versión de pago de 4,99 dólares mensuales o 49 dólares anuales.

Al final, sea la app de tareas que sea, importa que el usuario pueda adaptarla a su flujo de trabajo. Es complicado cambiar una forma de operar de una persona, por lo que interesa encontrar una app de tareas que pueda ajustarse a este modo. No hay que forzarse a usar un método GTD estricto ni a lo que una app de tareas diga. Lo más interesante en este sentido es experimentar durante unas semanas con las apps más destacables. De todas ellas, probablemente Todoist es la más fácil de incorporar en el día a día de cada usuario.

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La noticia

La mejor app de tareas para Android, iOS, Windows y Mac: guía con prueba y comparativa

fue publicada originalmente en

Xataka

por
Cristian Rus

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