Cómo no perder el lado humano durante la pandemia de coronavirus: consejos para organizar el trabajo remoto

Muchas compañías del sector IT han organizado excelentemente sus procesos de negocio, pero no han considerado el estado moral de sus empleados.

Comparta el conocimiento

Estamos completamente seguros de que este consejo será útil en cualquier momento. Sin embargo, no negará que durante la pandemia es más fácil asistir a una clase transmitida por internet. De esta manera, ya no hace falta buscar una hora libre que venga bien a todos los colegas de los demás departamentos, cuando no tengan nada programado en sus agendas.

Los miembros del equipo del laboratorio de inteligencia artificial de nuestra compañía han organizado tres clases magistrales (ya se está preparando una cuarta); en ellas se explica con un lenguaje sencillo qué es la inteligencia artificial industrial, el análisis de datos y el aprendizaje automatizado, y cómo con su ayuda se puede incrementar la eficiencia en las empresas. Este ciclo de talleres estaba destinado a gerentes y analistas de negocios, pero, conforme se desarrollaban estos encuentros, tanto los especialistas técnicos como otros empleados de la oficina comenzaron a participar en ellos. Las opiniones de los participantes, todas ellas positivas, confirman el gran interés de todos los colegas en ganar experiencia y conocer cómo funciona la «maquinaria interna» de las distintas subdivisiones.

«Compartir el conocimiento es útil tanto para aquel que lo recibe como para aquel que lo comparte. Para mí, este es el mejor modo de autoaprendizaje, dado que esta es verdaderamente una buena experiencia –la de contar a mis colegas, no adentrados en los detalles, sobre el aprendizaje de las redes neuronales»–, opina Kirill Vlasov, jefe de proyectos del Laboratorio de Inteligencia Artificial de la compañía Zyfra, quien imparte este curso y es profesor en el Instituto de Física y Tecnología de Moscú.

Actualmente, no solo el aprendizaje interno está muy solicitado, sino también la mejora de nuevas habilidades que son necesarias aquí y ahora. En Zyfra estamos impartiendo una serie de webinarios bajo el nombre «Saca lo mejor de internet» donde enseñamos a la gente a comunicarse de forma eficiente por internet.

Pruebe lo nuevo

Otro consejo que de igual forma daríamos en los «tiempos de paz». ¿No es cierto que una persona a la que le gusta el teatro, pero no es un fan incondicional, no se esforzará demasiado para ira a Nueva York a la Ópera Metropolitana o al Teatro Nacional de Londres? Sin embargo, ahora las mejores óperas y obras dramáticas están disponibles para el público a través de Internet. Proponga a sus colegas algo nuevo, como, por ejemplo, ver una obra de teatro juntos. ¿Cuándo se presentará otra oportunidad como esta?

He aquí los libros que inspiran a crear el futuro, según la opinión de nuestros colegas del equipo de visión artificial:

– Philip K. Dick – ¿Sueñan los androides con ovejas eléctricas?

– Richard Szeliski – “Computer Vision: Algorithms & Applications”.

– Chuck Palahniuk – “Fight Club”.

– Alexandre Dumas – “El Conde de Montecristo”.

– Alexandr Griboyédov – “El mal de la razón”.

– Mark Manson – “The Subtle Art of Not Giving a Fuck”.

– Irvin D. Yalom – “El día que Nietzsche lloró”.

– Anatoli Dombrovski – “Relatos sobre filósofos”.

Al juzgar por nuestra experiencia en una compañía que reúne a personas muy diferentes –desde informáticos hasta ingenieros de minas–, probar algo nuevo es una manera eficiente de aprender a comunicarse en el mismo idioma.

Hable por teléfono por la mañana y por la tarde

Pese a que los expertos aconsejan hacerlo cuando se trabaja en modo remoto para proponer y cumplir objetivos del tipo «Plan del día» y «Resultados del día», nosotros creemos que estas llamadas, especialmente por vídeo (sobre las cuales hablaremos a continuación), ayudan a hacer más llevadera la soledad y no perder la rutina de encontrarse con los colegas de la oficina por las mañanas. Nuestro pequeño departamento de RR. PP., donde trabajan solamente dos personas, se comunicaba por teléfono todas las mañana y todas las tardes durante los casi dos meses del confinamiento. Los de RR. PP. aseguran que esto sí funciona.

Además, las reservas de energía de cada persona no son iguales. Los colegas tienen que sentir que ellos no son una «función», sino personas que forman parte de un equipo. Cuando estás en constante contacto con un persona puedes entender si esta necesita de tu apoyo o ayuda.

Opte por las videoconferencias

Algunos colegas nos confesaron que para ellos la videoconferencia no es una forma muy cómoda de comunicación: a algunos les da vergüenza que se vea esa alfombra vieja en su habitación y para otros la videollamada es como una ponencia pública en línea. Al mismo tiempo, estamos seguros de que precisamente la videollamada aporta ese «toque humano» a la conversación. Es la única manera de mirarse a los ojos cuando trabajas de forma remota.

Las videollamadas merecen un artículo aparte, pero intentaremos explicar brevemente qué es lo que nos parecen tan importante sobre este asunto:

– Diseñe el ambiente de un pequeño estudio. Las videollamadas ya no son algo excepcional para aquellos que trabajan a distancia de forma permanente. Sin embargo, esto puede resultar incómodo para una persona no acostumbrada a esta forma de comunicación. Haga el esfuerzo de lucir bien, ajuste la luz (la habitación tiene que estar iluminada) y diseñe un fondo uniforme. Actualmente, hay muchos servicios de videoconferencias que permiten seleccionar el fondo, elija lo que más les guste: el océano, las montañas o un fondo clásico de oficina. Nosotros, por ejemplo, hemos creado fondos corporativos especiales.

–«Es importante crear vínculos», –aconsejaba el zorro al Principito. Apoyamos completamente esta tesis. ¿Solía charlar de futbol con los colegas de la oficina? Llámelos unos minutos antes y dedique ese tiempo para charlar un poco.

Esto no solo se aplica a la comunicación interna, sino también al trabajo con los clientes. No tenga miedo de destacarse y decir: «Aquí estoy yo, el que se encargará de todo por usted. Estoy de buen humor. Estoy a su lado».

Ofrezca más información, nunca menos (sobrecomunicarse)

Puede que este sea el consejo más popular de los expertos para los gerentes de nivel medio y alto durante la pandemia de COVID-19 y para el trabajo remoto. Creemos que es, más bien, el fundamento sin el cual la restructuración de la empresa estaría condenada a fracaso en estas nuevas condiciones. Reformularíamos esta tesis de la siguiente manera: cuando no sepa si una determinada información podría ser útil para sus colegas, considere por defecto que sí lo será.

– Comience por indicar cómo se pueden contactar con usted. Los jefes de departamentos han de explicar a sus empleados cómo se pueden contactar con ellos de manera operativa. Por teléfono, correo electrónico o WhatsApp. Nosotros tenemos oficinas en la India, Chile, Sudáfrica y Helsinki, por tanto este asunto ha sido resuelto antes de cambiar al modo de trabajo remoto.

– Establezca objetivos claros. En el trabajo remoto no es posible acercarse varias veces a su colega para explicarle algunas ideas rebuscadas y transmitirle telepáticamente lo que está pensando. Lo mismo se aplica a la necesidad de formular de la manera más precisa posible aquello que planea lograr.

– Informe de manera regular sobre el trabajo hecho y sus resultados. Nosotros intentamos hacerlo al menos una vez al día.

– Procure contestar los mensajes y llamadas sin demora. Los colegas que están acostumbrados a que usted está prácticamente todo el día delante del ordenador también esperarán durante el trabajo remoto.

– El departamento de RR. HH. tiene muchos documentos: disposiciones y reglamentos casi para todos los casos. Para el trabajo remoto es aconsejable convertir los textos en mensajes cortos acompañados de imágenes. No olvide a compartirlos, explicándose con un lenguaje fácilmente comprensible.

Hemos enviado cartas a todos nuestros socios y clientes donde explicamos la situación actual y las decisiones adoptadas. Estos mensajes han sido recibidos con agrado por nuestros colegas de otros países.

No se prive de la comunicación informal

A muchos de nuestros colegas hombres les gusta charlar en sus ratos libres con las chicas del departamento de contabilidad. A otros les encanta degustar los dulces que trajeron sus colegas del último viaje de negocios a la India o Corea del Sur. Muchos de nosotros tenemos un colega de oficina con el que no tenemos una estrecha cooperación laboral, pero con el que podemos hablar casi sobre cualquier cosa. ¿Quién dijo que esto no puede hacerse en el modo de trabajo remoto? Envíe a su colega del departamento jurídico un audio de usted recitando un poema de Federico García Lorca. Pregunte a la gerente de la oficina si le sigue dando problemas aquel contrato de alquiler de la nueva oficina.

Hemos organizado un entrenamiento fitness online para los empleados y propusimos a los colegas que cada jueves compartamos nuestras fotos y vídeos de estos entrenamientos. Después nació el movimiento «Los jueves del sudor» y lo hacemos semanalmente. El deporte puede convertirse en uno de los factores más importantes para crear y fortalecer los equipos.

Solicite la retroalimentación

Recibir la retroalimentación de sus colegas tan importante como la sobrecomunicación: saber con qué problemas se enfrentan o, al contrario, aprender cómo el trabajo remoto les ayuda a lograr nuevos resultados impresionantes. Esto último es muy posible. Nosotros, por ejemplo, nos hemos convertido en columnistas de Forbes Middle EastJournal Du Net (una importante revista francesa dedicada a la tecnología), aquí en WWWHATSNEW (un popular blog español sobre tecnología) y Contxto (una importante revista latinoamericana dedicada a la tecnología) y hemos lanzado el sitio web de la compañía VC.ru. En total ya hemos publicado más de 20 columnas.

Además, conviene realizar encuestas periódicas de diversos tipos. No pasa nada si en estas encuestas participará solo un tercio de los empleados; de todas formas es una buena herramienta para saber lo que piensan sus colegas. Normalmente, las encuestas con opciones de respuesta para elegir tienen mejor acogida. Y mejor aún si los participantes más activos reciben pequeños obsequios.

La empatía es el arte de comprender el estado emocional de otra persona compartiendo sus anhelos, preocupaciones y temores.

Enfóquese en los objetivos y resultados y no en el tiempo trabajado

Cumplir a rajatabla con la jornada laboral de ocho horas no significa trabajar de manera productiva. Durante el trabajo remoto puede aparecer un tiempo adicional, por ejemplo, aquel que se empleaba para llegar al trabajo o de una reunión a otra. Puede ocurrir también lo contrario: cuando la necesidad de cocinar o cuidar de los niños tome más tiempo que el camino al trabajo o incluso toda la jornada laboral. Por tanto, intente proponer objetivos concretos y no se esfuerce en vigilar si el empleado ha cumplido con sus horas de jornada laboral de principio a fin. Trabajar para lograr el resultado es, probablemente, el principal eslogan de los directivos que organizaron el trabajo remoto para sus empleados.

Hemos podido realizar casi de inmediato muchos de los aspectos que describimos aquí, dado que, de alguna u otra manera, existían en la compañía desde antes. Esto está relacionado con el hecho de que trabajamos en más de 22 países. Al mismo tiempo, incluso teniendo en cuenta que la pandemia se ha convertido en el catalizador de los acontecimientos descritos en este artículo, la necesidad de cambios se percibía desde hace tiempo. Ahora el trabajo remoto, las videoconferencias y los eventos en línea dejarán de ser algo puntual y se transformarán en algo más grande y extendido. Así, la realización de una serie de eventos en línea demostró que este formato es atractivo para los principales gerentes de compañías de tal nivel que hace solamente un año con toda seguridad habrían rechazado la propuesta de participar. Algunos ejecutivos de grandes compañías en conversaciones particulares confesaron que no piensan apresurarse con regresar a determinados empleados al trabajo presencial, dejándolos trabajar en modo remoto.

Esta crisis es una oportunidad para hablar más. Hablar los unos con los otros y hablar con los clientes. Cuente acerca de sus decisiones. Puede que la eficiencia de estas conversaciones sea menor, pero la frecuencia será mayor y el nivel del interlocutor será más alto.

Permita tanto a sí mismo como a los demás la posibilidad de tomar un respiro y ser auténtico

Un cambio brusco de la situación puede convertirse tanto en el remedio para muchas «enfermedades» como en una fuente de estrés, especialmente cuando este cambio es forzado, como ocurre en el caso de la pandemia de coronavirus. «Antes yo tenía un continuo cambio de entorno, es decir, mi espacio no tenía límites. Ahora mi espacio se redujo a mi habitación convertida en oficina. Necesito movimiento, trenes, aeropuertos, estaciones, aviones y oficinas, – confesó el director del departamento de exportación de sistemas de monitorización de equipos y personal MDCplus, Aleksandr Zadorozhnyi, quien visitó cerca de 100 instalaciones industriales en más de 20 países y ha estado en las regiones más remotos de la India (donde no han llegado incluso los adeptos más fervientes del Krisnaísmo) en búsqueda de clientes (India es el mercado internacional más grande de la compañía Zyfra). Además, el propio paradigma de las relaciones interpersonales ha cambiado. El comercio exterior es, sobretodo, la comprensión de la cultura, las costumbres y las realidades del país con el que trabajas. Es mucho más complicado con la conexión por vídeo».

Durante las primeras semanas de trabajo remoto notamos que aquellos compañeros acostumbrados a trabajar «en el campo» literalmente derrochaban ideas –a veces realmente fantasiosas– por la única razón de que no tenían en que gastar su energía. Por otro lado, esperemos que por fin hayan podido recuperar las horas de sueño perdidas.

Por ello, si se siente solo o bajo de ánimos, perdónese a sí mismo esas pequeñas debilidades temporales. He aquí varios consejos:

– El consejo de Mark Twain: «si al comenzar el día lo primero que haces es comerte una rana viva, puedes pasar el resto de la jornada relajado sabiendo que lo peor ya está hecho y que todo lo que venga después será menos duro». Comerse la rana primero es comenzar con la tarea que menos le guste.

– El consejo de un colega de trabajo que ha pedido no revelar su nombre: «para obligarme a trabajar, he tenido que hacer una lista de «no tareas», es decir, aquello que NO hago durante la jornada laboral, por ejemplo, no me conecto a YouTube».

Siga siendo un equipo

Muchas compañías han invertido bastante tiempo para definir sus valores corporativos. Sin embargo, los valores realmente se conocen cuando llegan las circunstancias difíciles. Haga reuniones todos los viernes (claro está, en línea) y una vez al mes involucre a toda la empresa en un concurso o sala de escape virtual. Intente a hacer todo lo posible para que sus empleados no pierdan el espíritu de equipo. Para ello, el siglo XXI cuenta con todo tipo de facilidades técnicas.

Hemos probado una sala de escape cuyo tema era «la diplomacia» (elegimos a conciencia un tema lejano de las tecnologías) y quedamos bastante contentos con los resultados. El porcentaje de participación entre los empleados fue bastante alto.

«No entiendo a aquellos que dicen que no tienen nada que hacer, –dice el jefe del departamento de visión artificial de la compañía Zyfra, Alexandr Belugin. –Actualmente, se puede encontrar juegos, charlas, formación y demás diversiones en línea para una sola persona o para un grupo. A muchos de nosotros nos encantó sumergirnos en la diplomacia». «Si es un juego divertido, en 15 minutos se te olvida que es virtual», –añadido el director de marketing de la compañía Zyfra, Ilya Muratov.

«Como persona que ha sobrevivido a varias crisis, puedo decir que es precisamente en estas situaciones cuando nacen nuevos líderes y se manifiestan los puntos débiles. Ahora intentamos practicar la transparencia al máximo, hablamos sobre las dificultades y logros que son especialmente valiosos. Como uno de los ejemplos: cuando llegó la noticia del cierre de la comunicación aérea con la India, y nuestros colegas no podían salir ni siquiera del hotel, a su ayuda acudieron varias personas de departamentos totalmente diferentes. Una de ellas, que ha vivido más de seis años en la India, organizó la entrega de comida y demás productos de primera necesidad, otro se encargó de conseguir boletos para el vuelo de vuelta, el tercero estuvo en contacto continuo con la embajada. Hasta que todo el equipo no embarcó en el avión y partió hacia Moscú, ninguno pudo pegar un ojo. A nivel de equipo estas historias funcionan mejor que cualquier otro motivador material», – opina el director gerente de la compañía Zyfra, Pavel Rastopshin.

La historia con los colegas atrapados nos ha enseñado una cosa muy importante: antes de ser un equipo, cada uno tiene que ser humano.

Vía Wwwhat’s new? https://ift.tt/3dojkSb

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